estructura organizacional

 

Diego Alejandro Chaves Mesa

COORDINADOR LOGISTICO.

Tarea :  Sistema de información gerencial aplicado

Trabajo en una compañía logística que se llama GEODIS. Una de las cuentas a las cuales tengo a cargo el BABARIA, esta compañía es española la cual se dedica a la fabricación de productos de belleza, cuidado capilar y de la piel. 

Dentro de los alcances y servicios que le entregamos a este cliente es la recepción, inspección de devoluciones las cuales llegan al CEDI por distintos motivos como: fecha de vencimiento, daños en corrugado externo, filtraciones o producto en perfecto estado el cual no se vendió por lo que llegan a un acuerdo para su devolución al CEDI.

La gran problemática del proceso de devoluciones era la perdida de información del operador a analista de datos y el como realizaban el ingreso de referencias al sistema.

Sucedía un mal informe del operador o in mal ingreso al sistema por parte del analista, como lo podemos ver a continuación. 

Estos ingresos erróneos llegaron afectar un 11% adicional sobre lo que llegaba físicamente a la operación.

Adicional el status no era relacionado de la manera adecuada lo cual es sumamente importante donde explico a continuación que significa cada uno de los estados:

AV = PRODUCTO DISPONIBLE A LA VENTA

QC = UNIDADES EN BUEN ESTADO PARA VENDER A EMPLEADOS

DM = MERCANCIA VENCIDA O DAÑADOS LOS CUALES NO SE PUEDEN VENDER.

Entonces aparte del problema de no diferenciar correctamente el estado del producto nos dimos cuenta que necesitábamos otras calificaciones que nos permitieran identificar y separa correctamente la mercancía, agregamos los siguientes estados:

SS = UNIDADES QUE SE ENVIARAN A LAS OFICINAS DEL CLIENTE PARA MUESTRAS A TERCEROS

RC = MERCANCIA QUE SE PODRA RECUPERAR AL CAMBIAR EL CORRUGADO EXTERNO

BC = MERCANCIA BLOQUEADA POR EL CLIENTE

Con apoyo del área de inventarios lo primero que tuvimos que hacer fue un inventario del 100% de las ubicaciones VS cantidad teórica en sistema. Esto quiere decir es que se entrega a los operadores las plantillas de las ubicaciones con ítem y cantidad que esta registrado en en WMS; se da la indicación de retirar la unidades sobrantes y los faltantes se moverían a una ubicación virtual la cual denominamos VIRTUAL, de esta manera buscamos dejar en las ubicaciones exactamente lo que nos muestra el sistema. Al finalizar el proceso cruzamos la información de los sobrantes y faltantes para poder reducir afectaciones en inventarios de la cuenta.

La afectación que teníamos en el inventario era realmente grave, estaban mezclados las calificaciones sin control alguno, al evidenciar este reproceso que debíamos de hacer y cuanto tiempo tomaría debíamos de hacer una reunión con la gerencia.  En esta reunión le dimos hablamos del plan de acción que tomaríamos para realizar el conteo total de la cuenta; recalcando el mayor problema que sera el conteo de las ubicaciones multi SKU, tendríamos que sacar todas las unidades de las cajas, segregar por referencia y registrar toda diferencia detectada. Esto nos tomaría un tiempo de 3 días para finalizar el proceso con un equipo de 8 personas trabajando 12 horas, teniendo en cuenta tareas alternas que tendremos con la cuenta, como picking y despacho.

Teniendo en cuenta que era el 7% lo que mas tiempo nos tomara, gerencia pide informe diario de proceso realizado para llevar un control del avance en inventarios.

 

DIA 1:

El reporte que le entregamos a gerencia fue de un avance equivalente a un 37.30% en unidades, en las cueles se identificaron 403 unidades con novedades entre sobrantes y faltantes

DIA 2:

En el segundo día finalizamos con el 1er conteo con un total de 687 unidades con novedad entre sobrantes y faltantes. Por tal resultado se requiere de un 2do conteo con operadores distintos a los que realizaron el 1er conteo.

Este 2do conteo se realizara solo a las estibas que tuvieron novedades.

DIA 3:

Se finaliza el 2do conteo de las ubicaciones que tuvieron novedad para garantizar el conteo inicialmente reportado.

Al identificar que novedades no se pudieron solucionar, se realiza un reporte detallado al cliente para aprobación de ajustes. Se programa una reunión con sentido de urgencia para hablar del plan de acción y como se garantizara que no vuelva a suceder este  tipo de novedades tan grandes como lo vimos anteriormente.

PLAN DE ACCION:

Con la aprobación del área gerencial y team líder de inventarios, realizamos la siguiente compra y procesos los cuales garantizaran el ingreso correcto de devoluciones que hay es la  mayor afectación que tenemos.

1. Disponer de un computador el cual estará para el ingreso de devoluciones al CEDI 
2. Realizara descargue y segregación por referencia.
3. Posterior a la segregación deberá de ingresar las unidades al sistema con su respectiva calificación. (cada ingreso se debe de validar antes de continuar con otra referencia).
4. Nos dan la aprobación para generar una nueva regla en el WMS, con ayuda de los ingenieros de IT; el sistema ya no permitirá mezclar calificaciones en la misma ubicación. 
5. Luego del ingreso de ref. al WMS, el analista de datos descargara el inventario el cual acaban de ingresar. 
6. Se entrega inventario de las unidades que acaban de ingresar a un auxiliar distinto para que corrobore el ingreso realizado.
7. De tener algún error en el ingreso lo podremos identificar para dar solución inmediatamente.
8. Luego de garantizar el proceso de ingreso lo podrán ubicar el las ubicaciones disponibles para dicha mercancía, en donde se dejo un layout para mercancía en QC & DM, adicional se colocara un hablador colo rojo para mercancía en mal estado y color amarillo para mercancía que esta en buen estado pero no es comercial.

De esta manera se busca dar un control, seguimiento y correcto ingreso de devoluciones. 

Adicional se pide la colaboración del cliente con que las devoluciones lleguen con la documentación; ya que es habitual que la facturación que recibimos no coincide con la mercancía descargada.

También se informa que la mercancía que llegue sin facturación se le dará ingreso al WMS con su respectivo reporte, antes no se ingresaba hasta que el cliente nos diera su aprobación. Por las indicaciones del área de inventarios no podemos tener nada dentro del CEDI fuera del inventario.

Cuando se presentan este tipo de novedades es donde es fundamental tener claro el organigrama de la organización, así pudimos dar una respuesta rápida y tomar acción de inmediato así tuvimos aprobaciones de lo que requeríamos de una forma oportuna. Saber quien es responsable de cada proceso nos ayudo a tener un plan de acción adecuado para procesos los cuales no se habían aclarado o incluso no se presento la atención que requería.

También la manera en que nuestros lideres dan el soporte para que se cree una solución la cual perdurara en el tiempo y no una solución de momento. No basta con tener un cargo si no como influenciamos en los demás para concientizar de cada unos de los procesos, que todos estén interesado y involucrados a que cada uno de los procesos se realicen de la manera adecuada.